Planifikimi dhe menaxhimi i projekteve

Publikuar më: 19-05-2016

 

art-managment-futureAtdhe Buja

Qëllimi i këtij artikulli është që të jepet një pasqyrë e qartë e proceseve të planifikimit dhe menaxhimit projektit dhe të shihet mjaftueshëm rëndësia e aplikimit të udhëzuesve e standardeve për menaxhim suksesshëm projekteve. Këtu është shfrytëzuar edhe një pjesë nga eksperienca në menaxhimin projekteve në vendin tonë, për të shprehur një gjendje reale të rasteve dështimit projekteve dhe ndikimi i organizatës në projekt.

Standardet si objektiv kryesor kanë për të siguruar një gjuhë të përbashkët në mënyrë që blerësit, furnizuesit, zhvilluesit, menaxherët e teknikët të përfshirë në zhvillimin e softuerit të arrijnë të kuptohen.

Rastet e dështimit të projekteve

Ne e dimë që projekti ka 5 fazat e veta të zhvillimit dhe duhet ndjekur me rigorozitet që të gjitha nga projekt menaxherët e që janë: inicimi, planifikimi, ekzekutimi – zhvillimi, mbyllja e krahas këtyre monitorimi dhe kontrollimi. Në shumicën e rasteve projektet dështojnë ose nuk japin rezultat suksesi për shkak të mos definimit qartë fazës së parë të planifikimit, ku pjesa më e madhe e proceseve duhet zhvilluar dhe marrë parasysh në këtë pjesë të fazës, faza e tretë monitorimi dhe kontrolli e mbyllja e projektit të cilave nuk i jepet rëndësi e ekzekutimit sipas planit apo standardit adekuat të menaxhimin e planifikimit projekteve nga projekt menaxheri. Për shkak që në këto dy faza nuk i jepet rëndësi e definimit e ekzekutimit të proceseve e sidomos në fazën e planifikimit e që nga të gjitha standardet internacionale vlerësohet më e rëndësishmja si çelës kyq i suksesit, projektet eskalojnë në kohë e kosto dhe nuk japin rezultat konkret produkt apo shërbim.

Planifikimi dhe menaxhimi i projektit

Rregullat që duhen respektuar për procesin e menaxhimit të projektit, që nga faza 0 (zero) specifikat e deri te mbyllja projektit, janë të paraqitura mëposhtë. Së pari duhet të kuptojmë modelet e zhvillimit softuer-it të cilat paraqesin procese dhe metodologji të ndryshme që zgjedhen për zhvillimin e projektit varësisht nga qëllimi dhe objektivat e projektit. Duke iu referuar udhëzuesit BABOK apo ISO/IEC 12207 kemi këto modele të zhvillimit softuer-it: Waterfall, V, W, Incremental, RAD, Agile, Iterative, Spiral.

Faza e Inicimit

Paraqet procesin e përgaditjes së dokumentit që zyrtarisht konfirmon projektin dhe projekt menaxherit i jep autoritet për të përdor burimet e organizatës\institucionit për zhvillimin e aktiviteteve të projektit e që në gjuhën angleze njihet si Project Charter. Në vazhdimësi të kësaj faze bëhet identifikimi i palëve të interesit (Identify stakeholders) dhe dokumentohen të gjitha informacionet për pjesëmarrjen, impaktin e tyre në suksesin e projektit.

Planifikimi

Planifikimi është një nga fazat më të rëndësishme të projektit e që shumica e proceseve zhvillohen përgjatë kësaj faze. Suksesi i kësaj faze është që të definohet qartë plani i menaxhimit të projektit (Project management plan) i cili definon qartë gjithë punën e projektit.

Plani i menaxhimit të projektit

Përmbajtja e këtij dokumenti paraqitet si në vijim: plani i menaxhimit të fushëveprimit, agjenda (programi), kostoja, cilësia, burimet njerëzore, plani komunikimit, rreziku, prokurimi, palët e interesit dhe konfirmimi i projektit, shpenzimeve, agjendës dhe fushëveprimit (project, cost, shedule & scope baseline).

Menaxhimi i fushëveprimit të projektit

Përfshin proceset e nevojshme për të siguruar që projekti të përmban të gjithë punën e nevojshme dhe vetëm punën e kërkuar për të përfunduar me sukses projektin. Menaxhimi i fushëveprimit është i nevojshëm për të sqaruar se çfarë është e përfshirë ose jo në projekt dhe për të kontrolluar atë.

Definimi i fushëveprimit është çelësi kryesor i këtij procesi që përshkruan produktin apo shërbimin duke përcaktuar se cilat nga kërkesat e mbledhura do të përfshihen dhe përjashtohen nga fushëveprimi i projektit PMBOK.

Krijimi i WBS (Work Breakdown Structure) është një proces i ndarjes së punëve të projektit në aktivitete më të vogla, më të menaxhueshme si komponente. Punët e realizuara duhet të jenë të njëjta sikurse që përcaktohen në WBS.

Plani i menaxhimit të agjendës

Menaxhimi i kohës është një faktor i rëndësishëm në realizimin e projektit. Agjenda e projektit është rrëfyes për ekzekutimin/realizimin e projektit, një vegël në të cilën aktivitetet kryhen, plani i progresit arritur realizohet dhe kuptimi shpërndahet te palët e interesit. Qëllimi i planit të agjendës është që të realizohet projekti sipas aktiviteteve të planifikuara. Përdorimi i planit të agjendës ndihmon në vlerësimin e objektivave nëse janë arritur apo nuk janë, të shohim progresin dhe gjendjen e projektit dhe informimi i palëve të interesit. Definimi i aktiviteteve, vlerësimi i resurseve për realizimin e secilit aktivitet (materiali, burimet njerëzore, paisjet), vlerësimi i kohës së nevojshme për punë në realizimin e aktiviteteve individuale në raport me resurset ku përfitimi kryesor i gjithë këtij procesi është që të zbërthehen paketat e punës në aktivitete që ofron një mundësi vlerësimi, ekzekutimi, monitorimi dhe kontroll të punës së projektit.

Plani i menaxhimit të kostos

E rëndësishme e këtij procesi është që ndihmon si një udhërrëfyes se si të menaxhohen, parashikohen shpenzimet e projektit gjatë realizimit të tij. Resurset (numri i burimeve njerëzore, paisje/material), kosto (direkte/indirekte), koha e punës së kërkuar për të realizuar aktivitetin.

Plani i menaxhimit të kualitetit

Sigurimi i cilësisë do të thotë që projekti të realizojë kërkesat për të cilat është nisur, kjo fillohet me identifikimin e kërkesave apo standardeve për kualitet të projektit duke i’u referuar standardit ISO 9000 & 9001, 2000 Edition. Kosto e parandalimit të defekteve është më e ulët se përmirësimi i tyre. Cilësia arrihet duke bërë një planifikim detal dhe dizajnim, por jo nga ekzaminimi. ISO/IEC 25010 ofron një model të kualitetit për sistemet dhe produktet softuer-ke, ky standard ofrimin e kualitetit e sheh përmes 8 karakteristikave kryesore e që më e rëndësishmja thuhet të jetë Mirëmbajtja dhe dokumentimi i softuer-ve.

Plani i menaxhimit të burimeve njerëzore

Qëllimi kryesor është të organizohet, menaxhohet dhe të udhëhiqet ekipi i projektit. Përmes këtij procesi realizohet definimi i roleve dhe përgjegjësive në ekip.

Plani i menaxhimit të komunikimit

Plani i komunikimit përfshin proceset e nevojshme për të siguruar qasje në informatat e projektit në kohë dhe planifikim të duhur. Zhvillimi i një qasje apo plani të duhur komunikimit në projekt bazuar në informacionet dhe kërkesat e palëve të interesit dhe aseteve të disponueshme të organizatës ofron një realizim të suksesshëm të projektit. Në shumicën e rasteve dështimi i projekteve lidhet ngushtë me mungesën e komunikimit të menaxhimit projektit. Më poshtë është paraqitur një shembull i një plani të komunikimit:

Palët e Interesit

Përmbajtja

Formati komunikimit

Koha komunikimit

Anëtarët e ekipit

Projekt progresi

Email / takim

Javor

 

 

 

 

 Plani i menaxhimit të rrezikut

Rreziku është një ngjarje e pasigurt apo rrethanë që mund të afektojë projektin si në kohë, shpenzime, qëllim dhe kualitet nëse ndodh. Aplikimi i planeve të menaxhimit të rrezikut ndihmon shumë në identifikimin, parandalimin apo trajtimin e rreziqeve dhe të jep mundësi kontrolli të rreziqeve. Me identifikimin e gjitha rreziqeve si ato pozitive dhe negative në regjistrin e rrezikut jepet mundësia për të dizajnuar strategjitë e reagimit ndaj gjitha rreziqeve, e që në këtë mënyrë zvogëlohen kërcënimet në objektivat e projektit. Më poshtë është paraqitur një shembull i një plani të reagimit nga rrezikut:

Prioriteti

Rreziku

Influenca

Probabiliteti

Veprimi/Strategjia

Reagimi

  1. 1.        

Vonesat financiare

H

H

Mitigate

Gjetja fondeve tjera

  1. 2.        

 

 

 

 

 

 Plani i menaxhimit të prokurimit

Menaxhimi i planit prokurimit përfshin proceset e nevojshme për blerje apo sigurim të produktit, shërbim që nevojitet nga jashtë ekipit projektit. Planifikimi në këtë fazë parasheh edhe zgjedhjen e llojit të kontratës që duam ta përdorim:

  • Fixed-price (me çmimi fiks) kontrata
  • Cost-reimbursable (kosto rimbursueshme) kontrata
  • Time and material (në kohë dhe material) kontrata

Në vendimet e prokurimit nuk do të thotë që projekt menaxherët nuk kanë përgjegjësi për punën që do realizohet nga jashtë, ata duhet të planifikojnë, realizojnë, kontrollojnë dhe të mbyllin procesin e prokurimit. Kontrata është një mjet shumë i rëndësishëm për menaxhimin e planit të prokurimit dhe duhet pasur kujdes në zgjedhjen e llojit të kontratës. Duhet të kemi parasysh disa pika të rëndësishme kur jemi gjatë fazës realizimit planit për prokurim, si: shpjegimi fushëveprimit të punës që jepet të realizohet nga jashtë, definimi pikave të përmbajtjes së kontratës, prioritizimi kualitetit mbi çmimin.

Plani i menaxhimit të palëve të interesit

Duke ditur rëndësinë e involvimit të palëve të interesit përgjatë planifikimit dhe realizimit të projektit është e nevojshme që të zhvillohet një strategji e duhur e menaxhimit efektiv të involvimit palëve interesit përgjatë gjithë ciklit zhvillimit të projektit. Në udhëzuesin e PMBOK gjendet procesi (13.1) identifikimi i palëve të interesit në grupin e procesit të inicimit, përmbushja e kërkesave të palëve të interesit duhet trajtuar dhe menaxhuar si objektiv kyç në projekt.

Aprovimi i planit menaxhimit projektit

Hapi përfundimtar në përgaditjen e planit menaxhimit të projektit është edhe aprovimi dhe vazhdimi me fazat e implementimit.

Ekzekutimi, Monitorimi dhe kontrollimi i menaxhimit projektit

Faza ekzekutimit, monitorimit dhe kontrollit apo siç njihen përmes definicionit ang. Project Operation Processes, përmban një proces të gjatë në kohë që fillon nga inicimi, planifikimi dhe ekzekutimi e mbyllja e proceseve gjithmonë duke shfrytëzuar metodën e PDCA. Qëllimi i gjithë kësaj faze shumë të rëndësishme për realizimin me sukses të projektit dhe konform standardeve është që të kontrollohet dhe monitorohet progresi i projektit në raport me planin dhe në momente caktuara kur të jetë e nevojshme të ndërhyhet për eliminimin/parandalimin e problemeve. E gjithë kjo fazë për tu realizuar ndihmohet shumë nga vegëla, teknika të analizës, matje të ndryshme të projektit dhe punës siç janë: Work performance data, variance analysis, EVM, Pareto diagram, CCB etj.

Në shumicën e rasteve më parë që i njohim projektet arrijnë të dështojnë për shkak të mos përfilljes së fazës ekzekutimit, monitorimit dhe kontrollit menaxhimit projektit sipas planit apo standardit.

Mbyllja (përfundimi) projektit

Kjo fazë nënkupton mbylljen e procesit të prokurimit, mbylljen e projektit apo fazës. Në këtë fazë është e nevojshme përgaditja e një liste kontrolli (ang. checklist) nëse të gjitha kërkesat për shërbim janë realizuar për klientin, kërkesat për mirëmbajtje janë marrë parasysh, dokumentimi zyrtarisht është pranuar, dokumenti i menaxhimit projektit i përditësuar dhe verzion i fundit etj.

Ndikimi i organizatës në menaxhimin e projektit

Projekti dhe menaxhimi i projektit zënë vend në një ambient që është më i gjerë se vetë projekti. Kur në projekt përfshihen subjekte nga jashtë, projekti influencohet nga më shumë se një organizatë. Prandaj projekt menaxheri duhet ta kuptojë që modeli dhe kultura e organizatave\institucioneve të ndryshme mund të ndikojë në projekt. Projekt menaxheri duhet të njoh cilët individë në organizatë janë vendimmarrës apo influencues dhe të bashkëpunojë me ta për të rritur mundësitë e suksesit të projektit. Suksesi i menaxhimit projektit m’varet shumë nga modeli efektiv i komunikimit në organizatë\institucion.

Palët e interesit (ang. Stakeholders) mund të jenë një individ, grup apo institucion i cili mund të ndikojë, të ndikohet nga, ose që e perceptojnë veten që mund të ndikohen nga vendimi, aktiviteti, ose rezultati i projektit. Projekt menaxheri duhet të menaxhojë këto ndikime nga palët e ndryshme të interesit në relacion me kërkesat e projektit për të siguruar një rezultat të suksesshëm. Rezultati i projektit duhet gjithmonë të plotësoj kërkesat e klientit.

Për të siguruar suksesin e projektit duhet që të vendosen/aplikohen standardet metodologjia, e që më i njohur në menaxhimin modern të projekteve është PMBOK 5th. (PCWorld Albanian)


Planifikimi dhe menaxhimi i projekteve
0 votes, 0.00 avg. rating (0% score)